Der Start in die Selbstständigkeit ist ein aufregender Moment. Ideen werden zu konkreten Projekten, Pläne zu echten Geschäftsmodellen und bald bist du dein eigener Chef oder deine eigene Chefin. Doch bevor du richtig loslegen kannst, wartet noch ein wichtiger formaler Schritt auf dich, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung,deine steuerliche Anmeldung beim Finanzamt. In diesem Artikel erfährst du, was der steuerliche Erfassungsbogen ist, wann du ihn einreichen musst und worauf du beim Ausfüllen unbedingt achten solltest.
Hinweis: Die Inhalte dieses Artikels wurden sorgfältig recherchiert, dienen jedoch ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und können diese auch nicht ersetzen.
Was hinter dem steuerlichen Erfassungsbogen steckt
Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhält das Finanzamt wichtige Informationen über deine geplante Tätigkeit, zum Beispiel, welche Art von Unternehmen du gründest, wann deine Tätigkeit beginnt, welche Umsätze und Gewinne du erwartest und ob du Umsatzsteuer berechnen wirst. Auf Basis dieser Angaben entscheidet das Finanzamt unter anderem, welche Steuern für dich relevant sind,wie hoch deine Steuervorauszahlungen ausfallen und vergibt deine persönliche Steuernummer.Diese Steuernummer ist besonders wichtig, denn ohne sie kannst du keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben.
Wer den Fragebogen ausfüllen muss
Der steuerliche Erfassungsbogen ist Pflicht für alle Personen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, das gilt sowohl für Gewerbetreibende alsauch für Freiberufler:innen. Ganz egal, welche Art von Unternehmen du gründest, ob du nebenberuflich selbstständig bist oder direkt hauptberuflich startest, ohne diesen Schritt geht es nicht.
Wann du dich beim Finanzamt melden musst
Nach der Gründung hast du vier Wochen Zeit, um dich beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Die Frist beginnt bei Gewerbetreibenden mit der Gewerbeanmeldung und bei Freiberufler:innen mit Beginn der Tätigkeit. Wenn du diese Frist verpasst, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld verhängen. Doch selbst wenn keine Strafe droht, gibt es einen guten Grund, den Fragebogen möglichst früh auszufüllen: Das Finanzamt benötigt Zeit für die Bearbeitung und ohne Steuernummer kannst du keine Rechnungen stellen. Viele Gründer:innen reichen den Fragebogen deshalb bereits vor dem Start ihrer Tätigkeit ein, sobald sie sich entschieden haben, zu wann sie das Gewerbe anmelden oder die selbstständige Tätigkeit aufnehmen.
Wo du den steuerlichen Erfassungsbogen findest
Früher wurde der Fragebogen vom Finanzamt noch per Post verschickt, heute läuft alles digital. Seit 2021 akzeptiert das Finanzamt den steuerlichen Erfassungsbogen ausschließlich online über ELSTER, das ist das offizielle Online-Portal der deutschen Steuerverwaltung. Dort kannst du, den Fragebogen ausfüllen und ihn direkt elektronisch ans Finanzamt senden. Freiberufler:innen müssen übrigens immer selbst aktiv werden und den Fragebogen über ELSTER ausfüllen, da das Finanzamt – anders als bei der Gewerbeanmeldung – nicht darüber informiert wird.
Schritt 1: Ein ELSTER-Konto erstellen
Bevor du den Fragebogen ausfüllen kannst, brauchst du ein Benutzerkonto bei ELSTER. Die Registrierung ist kostenlos, erfordert jedoch eine Identitätsverifizierung, dafür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, zum Beispiel eine Zertifikatsdatei (am häufigsten genutzt), die Anmeldung über den Personalausweis mit Ausweis-App, ein Sicherheitsstickoder eine Signaturkarte.
Tipp: Die Registrierung kann etwas länger dauern, daher lohnt es sich, diesen Schritt frühzeitig zu erledigen, hier geht es zur Webseite www.elster.de.
Schritt 2: Das passende Formular auswählen
Sobald dein ELSTER-Konto aktiv ist, findest du unter „Formulare und Leistungen“ verschiedene Varianten des steuerlichen Erfassungsbogens. Diese unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens, zum Beispiel, Einzelunternehmen, Personengesellschaften oder Kapitalgesellschaften. Die meisten Gründer:innen starten mit einem Einzelunternehmen, weshalb der entsprechende Fragebogen am häufigsten genutzt wird.
Wichtige Entscheidungen im Fragebogen
Viele Punkte im Formular sind selbsterklärend. Manche Angaben haben langfristige und gravierende Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit, auf diese Aspekte werde ich hier eingehen und ansonsten noch auf eine Webseite verlinken, wo du eine komplette Ausfüllhilfe für das Formular findest.
Die Kleinunternehmerregelung
Im Fragebogen musst du angeben, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Wenn du dich dafür entscheidest, stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteueraus, musst somit keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, kannst dir aber auch keine Vorsteuer zurückholen. Diese Regelung kannst du nutzen, wenn dein Umsatz im Gründungsjahr unter 25.000 Euro liegt. Für viele Gründer:innen ist das besonders am Anfang attraktiv, da es die Buchhaltung vereinfacht und nicht nur die Umsatzsteuervoranmeldungen, sondern seit einiger Zeit auch die Umsatzsteuererklärung spart. Außerdem müssen Kleinunternehmer:innen nach derzeitigem Stand keine E-Rechnungen ausstellen, die ja bald obligatorisch sind, gerade läuft diesbezüglich noch eine Übergangsfrist.
Tipp: Alles über die Kleinunternehmerregelung kannst du in diesem Artikelnachlesen, das solltest du auch unbedingt tun!
Soll- oder Ist-Versteuerung
Sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, musst du dich mit der Frage beschäftigen, wie du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer bereits fällig, sobald du eine Rechnung stellst. Das bedeutet, du musst die Steuer unter Umständen schon ans Finanzamt zahlen, obwohl deine Kund:innen die Rechnung noch gar nicht beglichen haben.
Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer dagegen erst dann fällig, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Gerade in der Anfangsphase kann das deutlich angenehmer sein, weil du nicht in Vorleistung gehen musst. Die Ist-Versteuerung steht allerdings nicht allen Unternehmen uneingeschränkt offen. Sie kann grundsätzlich beantragt werden, wenn dein Unternehmen weniger als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielt.
Deine Einnahmen schätzen
Ein sehr wichtiger Punkt im Fragebogen ist die Schätzung deiner erwarteten Einkünfte, also dieAngaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen für Einkommensteuer und Gewerbesteuer. Das Finanzamt möchte wissen, mit welchem Gewinn du im Gründungsjahr und im Folgejahr rechnest, auf Basis dieser Zahlen werden deine Vorauszahlungen berechnet. Hier musst du sehr vorsichtig sein, was du einträgst. Gibst du zu niedrige Beträge an, können später Nachzahlungen auf dich zukommen. Bei zu hohen Schätzungen zahlst du unter Umständen unnötig hohe Vorauszahlungen. Gerade an dieser Stelle kann es sehr sinnvoll sein, sich im Vorfeld Unterstützung durch steuerliche Beratung oder von einer Gründungsberatungsstelle zu holen.
Tipp: Am Anfang ist es empfehlenswert, die Zahlen eher etwas zu niedrig anzusetzen als zu hoch. Ansonsten hat man das Problem, dass man Steuervorauszahlungen leisten muss, ohne dass man das entsprechende Geld verdient hat. Sollte man mehr verdienen, muss man natürlich entsprechende Rücklagen für die zu erwartenden Steuernachzahlungen und damit einhergehenden höheren Vorauszahlungen bilden.
Wie du den Fragebogen Schritt für Schritt ausfüllst:
Der Fragebogen für Einzelunternehmen umfasst im ELSTER-Portal mehrere Abschnitte. Auf der Startseite kannst du bereits vorhandene Daten aus deinem ELSTER-Profil übernehmen.
Persönliche Angaben
Hier trägst du deine grundlegenden Daten ein, etwa Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand. Falls du verheiratet bist, werden auch Angaben zum Ehepartner abgefragt.
Angaben zum Unternehmen
In diesem Abschnitt beschreibst du deine selbstständige Tätigkeit, dazu gehören unter anderem der Name deines Unternehmens, deine Geschäftsadresse und der Beginn deiner Tätigkeit.Wenn du dein Unternehmen von zu Hause aus betreibst, entspricht die Geschäftsadresse meist deiner Wohnanschrift.
Bankverbindung und Lastschrift
Hier kannst du dein Konto für Steuererstattungen angeben. Viele Gründer:innen nutzen dafür ein separates Geschäftskonto, um private und geschäftliche Finanzen sauber zu trennen. Oft darf man private Girokonten auch gar nicht dafür nutzen, das musst du im Vorfeld mit deiner Bank klären. Außerdem kannst du dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, wenn du das möchtest, dann werden Steuervorauszahlungen automatisch abgebucht.
Gewinnermittlung
Die meisten Einzelunternehmer:innen wählen die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese Methode ist deutlich einfacher als eine Bilanz und deshalb besonders gut für kleinere Unternehmen geeignet.
Umsatzsteuer
Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten im gesamten Formular, hier entscheidest du:
ob du Kleinunternehmer:in sein möchtest
welche Umsätze du erwartest
ob du Ist- oder Soll-Versteuerung nutzt
Außerdem kannst du hier direkt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen, die du für Geschäfte innerhalb der EU benötigst.
Nachdem du alle Angaben gemacht hast, kannst du den Fragebogen direkt über ELSTER an dein Finanzamt senden. Anschließend prüft das Finanzamt deine Angaben und vergibt deine Steuernummer. Je nach Finanzamt kann das einige Tage bis mehrere Wochen dauern.
Tipp: Das Workbook Businessgründung – Take it easy* begleitet dich durch die ersten Schritte, von der detaillierten Anleitung für deine Gewerbeanmeldung über die Registrierung bei ELSTER bis hin zu hilfreichen Tipps, wie du die ersten steuerlichen Hürden sicher meisterst. Du erhältst außerdem Erläuterungen zentraler Begriffe für Unternehmerinnen und Unternehmer, eine Anleitung für den ersten Kontakt mit dem Finanzamt sowie wertvolle Hinweise, wie es nach der Anmeldung weitergeht. Persönliche Empfehlungen und Support bei Rückfragen sorgen dafür, dass du jederzeit Orientierung hast und sicher vorankommst. Mit dieser Anleitung legst du das Fundament für ein erfolgreiches, gut organisiertes Business.
Fazit: Der steuerliche Erfassungsbogen als Fundament deiner Selbstständigkeit
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist einer der wichtigsten Schritte im Zuge deiner Gründung, es ist im Grunde nichts anderes als deine steuerliche Anmeldung beim Finanzamt, mit den richtigen Angaben legst du damit das Fundament für deine zukünftige Buchhaltung und Steuerpflichten. Entscheidungen wie die Kleinunternehmerregelung, die Art der Umsatzsteuerversteuerung oder die Schätzung deiner Einnahmen haben dabei einen großen Einfluss auf deine finanzielle Liquidität und den Aufwand für die Buchhaltung. Nimm dir deshalb ausreichend Zeit für diesen Schritt, informiere dich gut und hole dir bei Bedarf Unterstützung. Sobald der Fragebogen abgeschickt ist und du deine Steuernummer erhältst, steht deinem Start in die Selbstständigkeit nichts mehr im Weg. Und dann beginnt der spannendste Teil, dein eigenes Business aufzubauen und deine Ideen Wirklichkeit werden zu lassen.
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